Die Welt der Geschäftsfinanzen steht vor einer signifikanten Veränderung. Mit dem vom Bundesrat am 22. März 2024 gebilligten Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung im Business-to-Business (B2B)-Bereich ab 2025 zur Pflicht. Diese Maßnahme ist Teil der weitreichenden ViDA-Initiative der EU-Kommission, die darauf abzielt, das digitale Meldewesen zu modernisieren und zu vereinheitlichen.
Hintergrund und Entwicklung
Die Notwendigkeit für solch eine Umstellung ergibt sich aus dem drängenden Bedarf, die Umsatzsteuerbetrugsbekämpfung zu stärken und den grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU durch die Vereinfachung und Standardisierung der Rechnungsstellung und des Meldeverfahrens zu fördern. Mit der Neufassung des Art. 217 MwStSystRL wird eine geänderte Definition der „Elektronischen Rechnung“ eingeführt, was die Basis für die kommenden Änderungen legt.
Was ändert sich konkret?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen ausstellen, die ein strukturiertes elektronisches Format nutzen und somit die automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Diese Anforderung zielt darauf ab, die Effizienz zu steigern und die Umsatzsteuer-Compliance zu verbessern. Es ist eine direkte Antwort auf die Herausforderungen, die sich aus der aktuellen Vielfalt an Rechnungsformaten ergeben und dient als Vorbereitung auf die EU-weiten Maßnahmen im Rahmen der ViDA-Initiative.
Übergangsregelungen und Anpassungsfristen
Um den Unternehmen Zeit zur Anpassung zu geben, wurden Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 festgelegt. Diese Regelungen bieten Flexibilität und sollen sicherstellen, dass die Umstellung auf elektronische Rechnungen reibungslos verläuft. Bis Ende 2026 sind auch weiterhin Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, zulässig, sofern eine Zustimmung des Rechnungsempfängers vorliegt. Ab 2028 sind die Anforderungen dann verbindlich.
Technische Spezifikationen und Formate
Die Definition einer elektronischen Rechnung nach dem neuen Gesetz umfasst Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Dies umfasst etablierte Formate wie die XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format. Die Auswahl des Formats kann zwischen Rechnungsaussteller- und Empfänger frei vereinbart werden, solange die Umsatzsteuer-relevanten Informationen korrekt extrahiert werden können.
Implikationen für Unternehmen
Die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung hat weitreichende Implikationen für alle B2B-Unternehmen. Sie betrifft nicht nur die Finanz- und Buchhaltungsabteilungen, sondern auch IT-Systeme und Geschäftsprozesse. Unternehmen müssen ihre bestehenden Systeme evaluieren und ggf. aktualisieren, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen erfordert auch eine Anpassung der internen Abläufe und möglicherweise die Schulung der Mitarbeiter.
Unterstützung durch die Finanzverwaltung
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) und die obersten Finanzbehörden der Länder haben zugesichert, die Einführung der elektronischen Rechnung aktiv zu begleiten und Unterstützung zu leisten. Dazu gehört die Klärung von Anwendungs- und Zweifelsfragen, die in diesem Kontext aufkommen können. Ferner wurde angekündigt, dass das BMF an einer Lösung arbeitet, die den Unternehmen die Erstellung und Visualisierung elektronischer Rechnungen erleichtern soll. Diese Unterstützung könnte besonders für kleinere Unternehmen von Vorteil sein, die bisher keine entsprechende Software einsetzen.
Herausforderungen und Chancen
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bringt neben Herausforderungen auch zahlreiche Chancen mit sich. Effizienzsteigerung, Kostenreduktion durch den Wegfall von Papierrechnungen und die Verbesserung der Datenqualität sind nur einige der Vorteile. Zudem fördert die Umstellung die digitale Transformation der Unternehmen und trägt zu einer modernen, digitalen Wirtschaft bei.