Wie bekommt man eine Rechnung, die man als PDF-Dokument erhalten hat, in ein maschinenlesbares Format? In diesem Blogbeitrag möchten wir anhand einer kürzlichen Konversation die Möglichkeiten aufzeigen, wie Künstliche Intelligenz (KI) genutzt werden kann, um PDF-Rechnungen in ein maschinenlesbares Format zu konvertieren, wodurch Prozesse optimiert und die Effizienz gesteigert werden kann.
Hintergrund
Der Ausgangspunkt war die Anfrage, eine PDF-Rechnung in ein JSON-Format zu überführen, um die enthaltenen Daten besser handhaben zu können. Die Rechnung enthielt typische Informationen wie Ausstellerdaten, Rechnungsempfänger, Positionen mit Einzelpreisen, Anzahlen, Gesamtpreisen, Steuerinformationen und Bankverbindungen.
Herausforderungen
Die erste Herausforderung bestand darin, die Informationen korrekt aus dem PDF-Dokument zu extrahieren. PDFs sind für Menschen leicht zu lesen, aber ihre Struktur kann die automatische Datenextraktion erschweren, insbesondere wenn das Layout komplex ist oder wenn die Daten nicht in einer konsequenten Weise angeordnet sind.
Die zweite Herausforderung war die genaue Interpretation und Umwandlung der Daten in das gewünschte Format. Dabei mussten Fehler korrigiert werden, die durch die anfängliche Fehlinterpretation von Preisen und Anzahlen entstanden waren. Diese mussten genau nach den Vorgaben des Nutzers angepasst werden, wobei insbesondere das Format der Zahlen (mit Dezimalpunkten) und die korrekte Zuordnung von Gesamtpreisen eine Rolle spielten.
Lösungsansatz
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, wurde eine KI-gestützte Methode angewendet, die zunächst die PDF-Inhalte interpretierte und dann in ein strukturiertes Format überführte. Durch einen iterativen Prozess und direktes Feedback konnte die Genauigkeit der Datenextraktion und -konversion erheblich verbessert werden.
Ergebnisse und Vorteile
Das Endergebnis war ein korrekt formatiertes JSON-Dokument, das alle relevanten Rechnungsinformationen enthielt. Dieses Format ermöglicht eine einfache Weiterverarbeitung, sei es für die Buchhaltung, Datenanalyse oder Archivierung. Die Nutzung von KI für diese Art der Konvertierung bietet mehrere Vorteile:
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse beschleunigen die Datenverarbeitung erheblich im Vergleich zur manuellen Eingabe.
- Fehlerreduktion: KI kann helfen, menschliche Fehler zu minimieren, die bei der manuellen Datenübertragung auftreten können.
- Verbesserte Datenzugänglichkeit: Maschinenlesbare Formate wie JSON erleichtern die Integration in verschiedene Systeme und Plattformen.
- Skalierbarkeit: Automatisierte Prozesse können leicht skaliert werden, um mit dem Wachstum eines Unternehmens Schritt zu halten.